Lyyti: De meerderheid negeert uitnodigingen voor evenementen volledig.

Een analyse van miljoenen aanmeldingen via het evenementenplatform Lyyti laat zien dat de grootste uitdaging voor organisatoren tegenwoordig niet alleen het evenement zelf is, maar het verkrijgen van reacties. Gemiddeld meldt slechts 14 procent van de uitgenodigde contacten zich aan of wijst de uitnodiging af. Dit betekent dat de overgrote meerderheid van de uitnodigingen onbeantwoord blijft.

Het feit dat slechts 1 op de 7 reageert op een uitnodiging, laat zien dat veel van de huidige evenementcommunicatie verloren gaat. Als evenementorganisator moet je tegenwoordig duidelijk aantonen dat het evenement meerwaarde biedt, zodat de ontvanger überhaupt de tijd neemt om te reageren, aldus Antonia Ridderstråle, marketingmanager bij Lyyti.

Zelfs als iemand een evenement heeft geaccepteerd, is dat geen garantie dat diegene ook daadwerkelijk komt opdagen. Naarmate het makkelijker wordt om aan evenementen deel te nemen, wordt het ook makkelijker om ze te negeren. Het fenomeen van niet-opdagen is zichtbaar bij alle evenementvormen op het platform van Lyyti, hoewel ze verschillen.

Fysieke evenementen blijven de hoogste betrokkenheid vertonen, met een no-showpercentage van 16 procent. Deze deelnemers tonen de grootste bereidheid om aanwezig te zijn en boeken hun plaatsen doorgaans 29 dagen van tevoren. Online evenementen zijn gevoeliger voor deze "betrokkenheidskloof", met een no-showpercentage van 31 procent. Opvallend is dat deze deelnemers zich nu gemiddeld 19 dagen van tevoren registreren, een stijging ten opzichte van voorgaande jaren. Ze hebben echter nog steeds twee keer zoveel kans om niet aanwezig te zijn bij een evenement in vergelijking met degenen die fysiek aanwezig zijn. Hybride evenementen laten een vergelijkbaar patroon zien, met een no-showpercentage van 32 procent.

– We zien dat veel mensen afspraken steeds verder van tevoren in hun agenda zetten, maar het bevestigende antwoord lijkt minder belangrijk te zijn geworden. Een melding is steeds meer een placeholder in de agenda geworden in plaats van een bindende afspraak, legt Antonia Ridderstråle uit.

Aan alle evenementen zijn kosten verbonden, in de vorm van tijd of geld. Dit geldt met name voor fysieke evenementen. Bij een fysiek evenement met 100 deelnemers en een gemiddelde kostprijs van 1.500 SEK per persoon, betekent een no-showpercentage van 16 procent dat er 24.000 SEK aan ongebruikte middelen verloren gaat. Om het rendement op de investering te verbeteren, zouden organisatoren zich daarom meer moeten richten op kwaliteit dan op kwantiteit.

Of een evenement succesvol is, moet worden afgemeten aan de daadwerkelijke deelname en de interacties die daarop volgen, in plaats van aan het initiële aantal aanmeldingen. Om deze trend te keren, is een meer datagedreven aanpak nodig.

– Naast het verbeteren van je vaardigheden in het versturen van gepersonaliseerde herinneringen vlak voor het evenement, waarin je de unieke waarde van deelname benadrukt, is het ook belangrijk om te achterhalen waarom mensen niet zijn komen opdagen. Dankzij deze inzichten kunnen we evenementen creëren die de ontvanger daadwerkelijk prioriteit geeft in zijn of haar agenda, concludeert hij of zij. Antonia Ridderstråle.

Over de statistieken:

In 2025 verwerkte Lyyti ongeveer vijf miljoen evenementregistraties, waarvan 64 procent fysieke evenementen, 31 procent online evenementen en 5 procent hybride evenementen. Dit nieuws is gebaseerd op geaggregeerde, geanonimiseerde gegevens van 3.847 evenementen in de afgelopen twaalf maanden, waarbij de deelname systematisch werd bijgehouden op het platform.

Over Lyyti

Lyyti Lyyti is een eventmanagementsysteem dat bedrijven en organisaties helpt betekenisvolle bijeenkomsten te creëren via virtuele, fysieke en hybride evenementen. Het platform stroomlijnt registraties, communicatie, rapportage en het verzamelen van feedback via geautomatiseerde workflows, waardoor een soepele en boeiende evenementervaring voor zowel organisatoren als deelnemers wordt gegarandeerd. Lyyti wordt gebruikt door professionele eventteams binnen en buiten de Scandinavische landen om evenementen helder en effectief te plannen, beheren en meten.