Lyyti: Flertallet ignorerer fuldstændigt invitationer til arrangementer

En analyse af millioner af tilmeldinger håndteret via eventplatformen Lyyti viser, at den største udfordring for arrangører i dag ikke kun er selve eventet, men at få nogen form for svar overhovedet. I gennemsnit tilmelder eller afslår kun 14 procent af inviterede kontakter sig. Det betyder, at langt de fleste invitationer forbliver ubesvarede.

– Det faktum, at kun 1 ud af 7 svarer på en invitation, viser, at meget af nutidens eventkommunikation bliver kasseret. I dag skal man som eventarrangør skabe en klar værdi for modtageren, så den overhovedet tager sig tid til at svare, siger Antonia Ridderstråle, marketingchef hos Lyyti.

Selv hvis en person har accepteret et arrangement, er det ikke en garanti for, at de dukker op. Efterhånden som det bliver lettere at deltage i arrangementer, bliver det også lettere at ignorere dem. Fænomenet med udeblivelser er tydeligt på tværs af alle arrangementsformater på Lyytis platform, selvom de er forskellige.

Fysiske begivenheder viser fortsat det højeste niveau af engagement med en udeblivelsesrate på 16 procent. Disse deltagere viser den stærkeste villighed til at deltage og booker typisk deres pladser 29 dage i forvejen. Onlinebegivenheder er mere sårbare over for dette "engagementsgab" med en udeblivelsesrate på 31 procent. Interessant nok registrerer disse deltagere sig nu i gennemsnit 19 dage i forvejen, en stigning i forhold til tidligere år. De er dog stadig dobbelt så tilbøjelige til ikke at deltage i en begivenhed sammenlignet med dem, der deltager personligt. Hybride begivenheder viser et lignende mønster med en udeblivelsesrate på 32 procent.

– Vi ser, at mange booker ting i deres kalender længere og længere i forvejen, men det bekræftende svar synes at være blevet mindre betydningsfuldt. En besked er i stigende grad blevet en pladsholder i kalenderen snarere end en forpligtelse, forklarer Antonia Ridderstråle.

Alle arrangementer indebærer en omkostning i form af tid eller penge. Dette gælder især for fysiske arrangementer. For et fysisk arrangement med 100 deltagere og en gennemsnitlig omkostning på 1.500 SEK pr. person, betyder en udeblivelsesrate på 16 procent, at 24.000 SEK går tabt i ubrugte ressourcer. For at forbedre investeringsafkastet bør arrangørerne derfor fokusere mere på kvalitet end kvantitet.

Om et arrangement er en succes eller ej, bør måles ud fra den faktiske deltagelse og de efterfølgende interaktioner, snarere end det oprindelige antal tilmeldinger. At vende denne tendens kræver en mere datadrevet tilgang.

– Udover at blive bedre til at sende personlige påmindelser tæt på begivenheden, der fremhæver den unikke værdi ved at deltage, bør du også følge op på, hvorfor folk ikke dukkede op. Det er gennem denne indsigt, at vi kan oprette begivenheder, som modtageren rent faktisk prioriterer i sin kalender, konkluderer Antonia Ridderstråle.

Om statistikken:

I 2025 håndterede Lyyti cirka fem millioner eventregistreringer, hvoraf 64 procent var fysiske events, 31 procent online events og 5 procent hybride formater. Nyhederne er baseret på aggregerede, anonymiserede data fra 3.847 events i løbet af de seneste tolv måneder, hvor deltagelsen systematisk blev sporet på platformen.

Om Lyyti

Lyyti er et eventstyringssystem, der hjælper virksomheder og organisationer med at skabe meningsfulde møder gennem virtuelle, fysiske og hybride events. Platformen strømliner registreringer, kommunikation, rapportering og feedbackindsamling gennem automatiserede arbejdsgange, hvilket sikrer en problemfri og engagerende eventoplevelse for både arrangører og deltagere. Lyyti bruges af professionelle eventteams både i og uden for Norden til at planlægge, administrere og måle events med klarhed og effekt.