Lyyti: Suurin osa jättää tapahtumakutsut kokonaan huomiotta

Lyyti-tapahtuma-alustalla käsiteltyjen miljoonien rekisteröitymisten analyysi osoittaa, että järjestäjien suurin haaste tänä päivänä ei ole pelkästään itse tapahtuma, vaan ylipäätään vastausten saaminen. Keskimäärin vain 14 prosenttia kutsutuista yhteystiedoista rekisteröityy tai kieltäytyy. Tämä tarkoittaa, että valtaosa kutsuista jää vastaamatta.

– Se, että vain joka seitsemäs vastaa kutsuun, osoittaa, että suuri osa nykypäivän tapahtumaviestinnästä hylätään. Tapahtumajärjestäjän on nykyään luotava selkeä arvo vastaanottajalle, jotta hän ylipäätään käyttäisi aikaa vastaamiseen, sanoo. Antonia Ridderstråle, markkinointipäällikkö osoitteessa Lyyti.

Vaikka henkilö olisi hyväksynyt tapahtuman, se ei ole tae siitä, että hän saapuu paikalle. Tapahtumiin osallistumisen helpottuessa myös niiden huomiotta jättäminen helpottuu. Peruutumisten ilmiö on ilmeinen kaikissa Lyytin alustan tapahtumaformaateissa, vaikka ne vaihtelevatkin.

Fyysisissä tapahtumissa osallistuminen on edelleen yleisintä, ja peruuttamattomien osuus on 16 prosenttia. Nämä osallistujat osoittavat vahvinta osallistumishalukkuutta ja varaavat paikkansa tyypillisesti 29 päivää etukäteen. Verkkotapahtumat ovat alttiimpia tälle "sitoutumiskuilulle", ja peruuttamattomien osuus on 31 prosenttia. Mielenkiintoista on, että nämä osallistujat rekisteröityvät nyt keskimäärin 19 päivää etukäteen, mikä on kasvua aiempiin vuosiin verrattuna. Heillä on kuitenkin edelleen kaksi kertaa suurempi todennäköisyys olla osallistumatta tapahtumaan verrattuna niihin, jotka osallistuvat paikan päällä. Hybriditapahtumissa on samankaltainen kaava, ja peruuttamattomien osuus on 32 prosenttia.

– Näemme, että monet ihmiset varaavat asioita kalentereihinsa yhä aikaisemmin, mutta myöntävä vastaus näyttää menettäneen merkitystään. Ilmoituksesta on tullut yhä enemmän kalenterin paikkamerkki kuin sitoumus, Antonia Ridderstråle selittää.

Kaikkiin tapahtumiin liittyy kustannuksia ajan tai rahan muodossa. Tämä pätee erityisesti fyysisiin tapahtumiin. Fyysisessä tapahtumassa, jossa on 100 osallistujaa ja jonka keskimääräiset kustannukset ovat 1 500 Ruotsin kruunua henkilöä kohden, 16 prosentin poisjääntiaste tarkoittaa, että 24 000 Ruotsin kruunua menetetään käyttämättöminä resursseina. Sijoitetun pääoman tuoton parantamiseksi järjestäjien tulisi siksi keskittyä enemmän laatuun kuin määrään.

Tapahtuman onnistumista tulisi mitata todellisen osallistumisen ja sitä seuraavan vuorovaikutuksen perusteella eikä pelkästään alkuperäisen ilmoittautumismäärän perusteella. Tämän trendin kääntäminen edellyttää datalähtöisempää lähestymistapaa.

– Sen lisäksi, että parannat henkilökohtaisten muistutusten lähettämistä lähellä tapahtumaa, jotka korostavat osallistumisen ainutlaatuista arvoa, sinun tulisi myös seurata, miksi ihmiset eivät tulleet paikalle. Tämän tiedon avulla voimme luoda tapahtumia, joita vastaanottaja todella priorisoi kalenterissaan, päättelee. Antonia Ridderstråle.

Tietoja tilastoista:

Vuonna 2025 Lyyti käsitteli noin viisi miljoonaa tapahtumarekisteröintiä, joista 64 prosenttia oli fyysisiä tapahtumia, 31 prosenttia verkkotapahtumia ja 5 prosenttia hybridiformaateissa tapahtuvia tapahtumia. Uutinen perustuu koottuun, anonymisoituun dataan 3 847 tapahtumasta viimeisen kahdentoista kuukauden ajalta, joissa osallistumista seurattiin järjestelmällisesti alustalla.

Tietoa Lyytistä

Lyyti on tapahtumienhallintajärjestelmä, joka auttaa yrityksiä ja organisaatioita luomaan merkityksellisiä kokouksia virtuaalisten, fyysisten ja hybriditapahtumien avulla. Alusta virtaviivaistaa ilmoittautumisia, viestintää, raportointia ja palautteen keräämistä automatisoitujen työnkulkujen avulla, varmistaen sujuvan ja mukaansatempaavan tapahtumakokemuksen sekä järjestäjille että osallistujille. Lyytiä käyttävät ammattimaiset tapahtumatiimit sekä Pohjoismaissa että niiden ulkopuolella tapahtumien selkeään ja vaikuttavaan suunnitteluun, hallintaan ja mittaamiseen.