Lyyti: Flertallet ignorerer invitasjoner til arrangementer fullstendig

En analyse av millioner av registreringer håndtert gjennom arrangementsplattformen Lyyti viser at den største utfordringen for arrangører i dag ikke bare er selve arrangementet, men å få noen respons i det hele tatt. I gjennomsnitt registrerer eller avslår bare 14 prosent av inviterte kontakter seg. Dette betyr at de aller fleste invitasjoner ikke blir besvart.

– Det faktum at bare 1 av 7 svarer på en invitasjon viser at mye av dagens arrangementskommunikasjon blir forkastet. I dag må du som arrangementsarrangør skape en tydelig verdi for at mottakeren tar seg tid til å svare i det hele tatt, sier Antonia Ridderstråle, markedssjef hos Lyyti.

Selv om en person har takket ja til et arrangement, er det ikke en garanti for at de vil møte opp. Etter hvert som det blir enklere å delta på arrangementer, blir det også lettere å ignorere dem. Fenomenet med manglende oppmøte er tydelig på tvers av alle arrangementsformater på Lyytis plattform, selv om de er forskjellige.

Fysiske arrangementer fortsetter å vise de høyeste nivåene av engasjement, med en fraværsrate på 16 prosent. Disse deltakerne viser den sterkeste viljen til å delta, og bestiller vanligvis plassene sine 29 dager i forveien. Nettarrangementer er mer sårbare for dette “engasjementsgapet”, med en fraværsrate på 31 prosent. Interessant nok registrerer disse deltakerne seg nå i gjennomsnitt 19 dager i forveien, en økning fra tidligere år. De er imidlertid fortsatt dobbelt så sannsynlige til å ikke delta på et arrangement sammenlignet med de som deltar personlig. Hybride arrangementer viser et lignende mønster, med en fraværsrate på 32 prosent.

– Vi ser at mange bestiller ting i kalenderen sin lenger og lenger i forveien, men det bekreftende svaret ser ut til å ha blitt mindre betydningsfullt. En varsling har i økende grad blitt en plassholder i kalenderen snarere enn en forpliktelse, forklarer Antonia Ridderstråle.

Alle arrangementer medfører kostnader i form av tid eller penger. Dette gjelder spesielt for fysiske arrangementer. For et fysisk arrangement med 100 deltakere og en gjennomsnittlig kostnad på 1500 SEK per person, betyr en manglende oppmøte på 16 prosent at 24 000 SEK går tapt i ubrukte ressurser. For å forbedre avkastningen på investeringen bør arrangørene derfor fokusere mer på kvalitet enn kvantitet.

Hvorvidt et arrangement er vellykket eller ikke, bør måles ut fra faktisk deltakelse og interaksjonene som følger, snarere enn det opprinnelige antallet registreringer. Å snu denne trenden krever en mer datadrevet tilnærming.

– I tillegg til å bli bedre på å sende personlige påminnelser tett inntil arrangementet som fremhever den unike verdien av å delta, bør du også følge opp hvorfor folk ikke møtte opp. Det er gjennom denne innsikten vi kan lage arrangementer som mottakeren faktisk prioriterer i kalenderen sin, avslutter Antonia Ridderstråle.

Om statistikken:

I 2025 håndterte Lyyti omtrent fem millioner arrangementsregistreringer, hvorav 64 prosent var fysiske arrangementer, 31 prosent nettarrangementer og 5 prosent hybridformater. Nyhetene er basert på aggregerte, anonymiserte data fra 3847 arrangementer de siste tolv månedene, hvor deltakelsen ble systematisk sporet på plattformen.

Om Lyyti

Lyyti er et system for arrangementshåndtering som hjelper bedrifter og organisasjoner med å skape meningsfulle møter gjennom virtuelle, fysiske og hybride arrangementer. Plattformen effektiviserer registreringer, kommunikasjon, rapportering og tilbakemeldingsinnsamling gjennom automatiserte arbeidsflyter, noe som sikrer en smidig og engasjerende arrangementsopplevelse for både arrangører og deltakere. Lyyti brukes av profesjonelle arrangementsteam både i og utenfor Norden for å planlegge, administrere og måle arrangementer med klarhet og effekt.