Lyyti: Majoriteten ignorerar eventinbjudningar helt

En analys av miljontals registreringar som hanterats via eventplattformen Lyyti visar att den största utmaningen för arrangörer idag inte bara är eventet i sig, utan att överhuvudtaget få några svar. I genomsnitt är det endast 14 procent av de inbjudna kontakterna som anmäler sig eller tackar nej. Det innebär att den stora majoriteten av inbjudningar förblir obesvarade.

– Att bara 1 av 7 svarar på en inbjudan visar att mycket av dagens eventkommunikation sorteras bort. Idag måste man som eventarrangör skapa ett tydligt värde för att mottagaren överhuvudtaget ska ta sig tid att svara, säger Antonia Ridderstråle, marknadschef på Lyyti.

Även om en person har tackat ja till ett event, är det inte en garanti för att hen dyker upp. I takt med att det blir enklare att delta i event blir det också enklare att ignorera dem. Fenomenet med uteblivna deltagare är påtagligt på samtliga eventformat på Lyytis plattform, även om de skiljer sig åt.

Fysiska event fortsätter att uppvisa den högsta graden av engagemang, andelen anmälda som uteblir är 16 procent. Dessa deltagare visar den starkaste viljan att delta och bokar vanligtvis sina platser 29 dagar i förväg. Onlineevent är mer utsatta för denna “engagemangsklyfta”, med en andel som uteblir på 31 procent. Intressant nog anmäler sig dessa deltagare nu i genomsnitt 19 dagar i förväg, vilket är en ökning jämfört med tidigare år. Men de är fortfarande dubbelt så benägna att utebli från ett event jämfört med dem som deltar på plats. Hybridevent visar ett liknande mönster med en andel som uteblir på 32 procent.

– Vi ser att många bokar in saker i kalendern allt längre i förväg, men det jakande svaret verkar ha blivit mindre betydelsefullt. En anmälan har i allt högre grad blivit en placeholder i kalendern snarare än ett åtagande, förklarar Antonia Ridderstråle.

Alla event innebär en kostnad i form av tid eller pengar. Inte minst vid fysiska event blir detta som tydligast. För ett fysiskt event med 100 deltagare och en genomsnittlig kostnad på 1 500 kronor per person, innebär en no-show-grad på 16 procent att 24 000 kronor går förlorade i outnyttjade resurser. För att förbättra avkastningen på investeringen bör man som arrangör därför fokusera mer på kvalitet än kvantitet.

Huruvida ett event är framgångsrikt eller ej bör mätas utifrån faktiskt deltagande och de interaktioner som följer, snarare än på det initiala antalet anmälningar. För att vända trenden krävs ett mer datadrivet förhållningssätt.

– Utöver att bli bättre på att skicka personliga påminnelser tätt inpå eventet som belyser det unika värdet av att delta bör man även följa upp varför folk inte dök upp. Det är genom den insikten vi kan skapa event som mottagaren faktiskt prioriterar i sin kalender, avslutar Antonia Ridderstråle.

Om statistiken:

Under 2025 hanterade Lyyti cirka fem miljoner anmälningar till event , varav 64 procent gällde fysiska event, 31 procent onlineevent och 5 procent hybridformat. Nyheten bygger på aggregerade, anonymiserade data från 3 847 event under de senaste tolv månaderna, där deltagandet systematiskt följdes upp på plattformen.

Om Lyyti

Lyyti är ett eventshanteringssystem som hjälper företag och organisationer att skapa meningsfulla möten genom virtuella event, fysiska event samt hybridevent. Plattformen effektiviserar registreringar, kommunikation, rapportering och insamling av feedback genom automatiserade arbetsflöden, vilket säkerställer en smidig och engagerande eventsupplevelse för både arrangörer och deltagare. Lyyti används av professionella eventteam både inom och utanför Norden för att planera, hantera och mäta event med tydlighet och genomslagskraft.