BeNeering lanserar AI-drivna inköpsagenter för SAP-miljöer

BeNeering, en ledande leverantör av AI-drivna lösningar för indirekt inköp, har lanserat en helt uppdaterad version av sin Digital Procurement Platform där en ny AI-motor nu utgör plattformens kärna. Lösningen är utvecklad för SAP-miljöer och ska hjälpa företag att automatisera och effektivisera den operativa indirekta inköpsprocessen.

Plattformen bygger direkt på SAP ERP Central Component (SAP ECC) och SAP S/4HANA utan behov av middleware eller datareplikering, vilket möjliggör realtidsutbyte av data och dokument. Medarbetare får därmed ett gemensamt gränssnitt för alla indirekta inköpsärenden samtidigt som företag kan säkerställa efterlevnad av interna regelverk och optimera sina totala driftskostnader.

Med den nya versionen blir artificiell intelligens en integrerad del av användarupplevelsen. AI-funktionerna är inbyggda direkt i inköpsprocesserna, arbetar med aktuell SAP-data och kan aktiveras modulärt utifrån respektive kunds behov.

AI ska minska manuellt arbete inom indirekt inköp

Indirekt inköp innebär ofta omfattande manuellt arbete i större organisationer. Behov uppstår genom olika kanaler, leverantörsofferter skickas via e-post eller PDF-filer, produktkategorier måste klassificeras och efterlevnadskrav behöver kontrolleras.

Det är dessa utmaningar som BeNeerings AI-motor är utvecklad för att hantera. Lösningen fungerar inte som en separat chatbot vid sidan av inköpssystemet, utan som ett intelligent lager som är integrerat direkt i plattformen.

AI-assistent som central ingång

Den centrala AI-assistenten fungerar som användarnas huvudsakliga ingång till plattformens AI-funktioner. Medarbetare kan kommunicera med systemet på naturligt språk för att bland annat:

• söka efter produkter och artiklar
• bearbeta leverantörsofferter
• hitta dokument
• identifiera godkända leverantörer
• få svar på frågor om inköpsprocesser

I bakgrunden dirigerar en orkestreringsmotor varje förfrågan till rätt datakälla, plattformsfunktion eller specialiserad AI-agent.

Specialiserade AI-agenter

Plattformens AI-arkitektur består av flera specialiserade agenter som kan aktiveras individuellt eller kombineras beroende på kundens behov.

Intake Agents

Strukturerar otydliga inköpsbehov, kompletterar dem med SAP-data och omvandlar dem till regelstyrda inköpsprocesser.

Quotation Processing Agents

Tolkar leverantörsofferter från PDF-filer och e-post samt extraherar strukturerad information för att minska manuellt arbete.

Material Group Agents

Klassificerar inköpsbehov baserat på historiska SAP-data och företagsspecifika inköpsregler.

Catalogue and Content Agents

Identifierar relevanta produkter och artiklar över flera inköpskanaler i en gemensam sökning.

Knowledge and Policy Agents

Besvarar frågor om interna riktlinjer, inköpsprocesser och efterlevnadskrav.

Status and Document Agents

Ger realtidsinsyn i beställningar, dokument och processstatus direkt från SAP.

Order Confirmation Agents

Bearbetar leverantörsbekräftelser och stödjer efterföljande kontroll- och avstämningsprocesser.

Realtidsdata från SAP

Via BeNeering Cloud Adapter, ett certifierat SAP-tillägg som installeras direkt i kundens SAP-miljö, får AI-motorn tillgång till aktuella ERP-data i realtid.

Det omfattar bland annat inköpshistorik, fakturadata, leverantörsinformation, huvudbokskonton, kostnadsställen, produktkategorier och compliance-regler.

Det innebär att AI-funktionerna inte baseras på kopierad eller fördröjd information utan arbetar med organisationens aktuella data. Rekommendationer kring leverantörer och efterlevnad baseras därmed på den faktiska situationen i företagets SAP-miljö.

Öppen arkitektur och full kontroll

BeNeerings AI-arkitektur är utformad för att kombinera öppenhet med styrning och kontroll. Företaget planerar att använda MCP-baserade tjänster som gör det möjligt att använda plattformens AI-agenter från externa miljöer såsom företagsinterna copiloter, Microsoft Teams och andra samarbetsplattformar.

Kunderna behåller samtidigt kontrollen över vilka datakällor som används, vilka AI-agenter som aktiveras och vilka regelverk som ska tillämpas.

Plattformen har även utvecklats med hänsyn till både GDPR och EU AI-förordning för att säkerställa datasuveränitet, styrning och mänsklig kontroll.

– AI inom inköp skapar verkligt värde när den är integrerad direkt i inköpsprocessen och arbetar med företagets faktiska data, regler och arbetsflöden, istället för att fungera vid sidan av dem, säger Christoph Moll, grundare och vd för BeNeering.

– Under de senaste två decennierna har vi byggt upp en djup SAP-integration för operativt inköp. AI-motorn är nästa steg i denna arkitektur. Det är inte ett separat projekt, utan en naturlig fortsättning på vårt arbete med att göra regelstyrda inköpsprocesser enklare för användarna.

Även Xavier Olivera, Director Solution Intelligence och Lead Analyst för P2P vid The Hackett Group, ser positivt på utvecklingen.

– BeNeerings AI-strategi ligger i linje med det övergripande målet att förenkla inköpsprocesser och skapa operativ konsekvens. AI-funktionerna är integrerade i både arbetsflöden och användarinteraktioner i SAP-baserade miljöer.

Han menar att skillnaden mellan olika AI-lösningar inom inköp i allt högre grad handlar om hur väl tekniken faktiskt stödjer de dagliga arbetsprocesserna.

– BeNeerings strategi speglar denna utveckling genom att integrera AI i det dagliga inköpsarbetet istället för att positionera tekniken som ett separat transformationsprojekt.

Med den nya AI-motorn tar BeNeering ytterligare ett steg mot att göra indirekt inköp mer automatiserat, datadrivet och användarvänligt för företag som arbetar i SAP-miljöer.

Mer information finns på BeNeerings webbplats.