Småföretagare är ofta skickliga på att få verksamheten att fungera trots begränsade resurser. När programvaran inte riktigt motsvarar behoven hittar de egna lösningar. Det kan handla om ett extra kalkylark, en manuell rutin eller ytterligare ett arbetsmoment som så småningom blir en naturlig del av vardagen.
Varje sådan anpassning har vanligtvis en rimlig förklaring. Problemet uppstår när företaget med tiden blir beroende av alla dessa tillfälliga lösningar och det arbete som krävs för att hålla dem igång.
Enligt rapporten Emergent Age of Custom Software Index 2026 anser endast var sjunde företagare att den programvara som finns på marknaden ger tillräckligt bra stöd för verksamhetens behov. 
Bland de företag som inte får sina behov tillgodosedda uppger 27 procent att de är beroende av manuella arbetsprocesser som blivit allt svårare att hantera i takt med att verksamheten vuxit. Ytterligare 27 procent använder SaaS-tjänster som inte riktigt passar deras verksamhet.
Kostnaden för en programvarulicens är enkel att identifiera. Betydligt svårare är det att beräkna hur mycket tid medarbetarna lägger på att hantera information mellan olika system, utföra manuella moment och kompensera för funktioner som saknas.
En programvara kan därför framstå som prisvärd, samtidigt som den skapar ett merarbete som blir allt svårare att hantera när företaget växer.
Men att identifiera bristerna betyder inte automatiskt att skräddarsydd programvara är den bästa lösningen.
Att utveckla ett eget system kan lösa återkommande problem, men innebär också kostnader och ett långsiktigt ansvar som kan vara svårt för mindre organisationer att hantera.
Innan ett företag väljer att investera i en egen lösning behöver det därför avgöra om problemen verkligen motiverar investeringen eller om de kan lösas genom att anpassa de verktyg som redan används.
När tillfälliga lösningar blir en del av verksamheten
De flesta småföretag börjar med att välja programvara som löser ett konkret och omedelbart behov. När verksamheten utvecklas tillkommer fler verktyg och tjänster.
Varje enskilt inköp kan vara väl motiverat. Men tillsammans kan systemen skapa en teknisk miljö där medarbetarna behöver lägga allt mer tid på att flytta information, samordna arbetsflöden och hantera uppgifter som egentligen borde fungera automatiskt.
När medarbetarna själva hittar sätt att komma runt problemen riskerar bristerna dessutom att förbli oupptäckta under lång tid.
Nya kollegor lär sig rutinerna av dem som redan arbetar i verksamheten. Efter några år kan dessa lösningar ha blivit så etablerade att ingen längre ifrågasätter varför arbetet utförs på just det sättet.
Att identifiera dessa beroenden är ett viktigt första steg för företag som vill förbättra sin digitala arbetsmiljö.
Det gör det lättare att avgöra om befintlig programvara behöver konfigureras annorlunda eller om verksamheten faktiskt saknar en lösning som motsvarar dess behov.
Enligt Emergents undersökning uppger 33 procent av företagen som inte får sina behov tillgodosedda att det saknas en fungerande programvarulösning för deras specifika problem.
Det är ett tydligt skäl att undersöka möjligheterna med skräddarsydd programvara. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att även specialutvecklade system har sina begränsningar.
Verksamhetskunskap blir allt viktigare vid utveckling av programvara
Historiskt har utveckling av skräddarsydd programvara varit förknippad med betydande investeringar.
Enligt rapporten varierar offerterna från utvecklingsföretag mellan 5 000 och 100 000 dollar för en grundläggande lösning, med en mediankostnad på omkring 20 000 dollar.
Utvecklingsarbetet kan dessutom ta allt från några månader till mer än ett år.
Även när behovet är tydligt måste företagaren därför väga utvecklingskostnaden och väntetiden mot de löpande kostnaderna för att fortsätta använda system som inte fungerar optimalt.
En annan utmaning är att den som driver ett företag ofta har en djupare förståelse för verksamhetens processer än vad som enkelt går att beskriva i en teknisk kravspecifikation.
En företagare kan exempelvis intuitivt förstå varför en viss uppgift måste hanteras på ett annat sätt i en särskild situation, utan att nödvändigtvis kunna formulera detta som ett tekniskt krav.
Det är här AI-assisterad programvaruutveckling kan förändra förutsättningarna.
Med hjälp av AI-baserade utvecklingsverktyg kan företagare i större utsträckning själva delta i arbetet med att skapa och förbättra applikationer, även utan tidigare erfarenhet av programmering.
De kan undersöka hur en lösning fungerar, identifiera brister och föreslå förändringar utifrån den egna verksamhetens behov.
Det innebär också att utvecklingen inte behöver avslutas när applikationen börjar användas.
I stället kan programvaran vidareutvecklas i takt med att företaget förändras och nya behov uppstår.
Enligt Emergents undersökning har en tredjedel av företagarna redan utvecklat en alternativ lösning för att möta sina behov.
Av dessa har 21 procent ersatt en tidigare manuell arbetsprocess, medan omkring en tredjedel har utvecklat något som det tidigare inte funnits någon fungerande lösning för.
Att bygga programvara innebär också ett ansvar
Möjligheten att utveckla egna applikationer innebär inte att företagen kan bortse från frågor som säkerhet, underhåll och långsiktig förvaltning.
När en applikation blir en del av det dagliga arbetet måste verksamheten kunna lita på att den fungerar och att informationen hanteras på ett säkert sätt.
Enligt Emergent Age of Custom Software Index 2026 använde samtliga analyserade applikationer en databas som standard. Omkring 59 procent var dessutom anslutna till minst en extern tjänst.
Det innebär att företag som utvecklar egna lösningar behöver ha kontroll över vilken information som lagras, hur den används och vilka andra system applikationen är beroende av.
Det behöver också finnas tydliga rutiner för vem som får tillgång till informationen, vem som kan göra ändringar och hur behörigheter hanteras.
Samtidigt måste någon ta ansvar för att programvaran fortsätter att fungera när verksamheten utvecklas.
Målet bör vara att skapa en lösning som förenklar arbetet, inte ett nytt system som kräver omfattande dokumentation och komplicerade rutiner för att hållas igång.
Fler möjligheter för företag att välja rätt programvara
AI-assisterad utveckling ger företag ytterligare ett alternativ när de ska välja digitala verktyg.
Tidigare har valet i stor utsträckning stått mellan att köpa färdig programvara eller anpassa befintliga system. Nu blir det också möjligt för fler företag att utveckla egna applikationer utifrån verksamhetens specifika behov.
Det betyder däremot inte att skräddarsydd programvara alltid är det bästa alternativet.
En etablerad produkt är fortfarande ett bra val när den uppfyller verksamhetens krav. Om ett befintligt system till största delen fungerar kan det vara både enklare och mer kostnadseffektivt att anpassa det.
Men när ett återkommande problem saknar en fungerande lösning kan en specialutvecklad applikation vara värd investeringen och det ansvar som följer.
Den verkliga möjligheten ligger därför inte enbart i att skapa ny programvara, utan i att ompröva arbetsprocesser som under lång tid har betraktats som självklara.
För små och medelstora företag kan det innebära bättre förutsättningar att växa utan att administrationen ökar i samma takt.
När medarbetarna behöver lägga mindre tid på att få företagets olika system att fungera tillsammans kan de i stället fokusera på det som skapar värde för verksamheten och dess kunder.
Om författaren
Artikeln är skriven av Mukund Jha, medgrundare och vd för Emergent. Texten är en extern expertkrönika där författaren delar sina perspektiv på programvaruutveckling, AI och de utmaningar som små och medelstora företag möter.
