Trots en snabbt växande marknad för digitala verksamhetssystem och rådande AI-boom använder 64 procent av svenska konsult- och tjänsteföretag fortfarande Excel eller andra kalkylblad för att styra sina kundprojekt. Ännu fler använder kalkylblad för resursplanering, och sex av tio följer projektens lönsamhet i Excel. Det visar en ny rapport från Severa.
Konsult- och tjänsteföretagens viktigaste tillgång är medarbetarnas tid. Ändå hanteras många av de beslut som avgör hur tiden används och vilka projekt som faktiskt blir lönsamma, fortfarande i kalkylblad och i flera parallella system.
I Severas undersökning, som bygger på svar från 190 svenska konsult- och tjänsteföretag, uppger 64 procent att de använder Excel eller andra kalkylblad för projektstyrning. Bland de företag som arbetar med resursplanering använder 69 procent kalkylblad, medan 61 procent använder dem för att beräkna eller analysera projektens lönsamhet. 
– Excel är ett bra verktyg, men det är inte byggt för att ge en verksamhet en gemensam och uppdaterad bild av projekt, resurser och ekonomi. När affärskritisk information finns utspridd i kalkylblad och olika system blir det svårare att se vilka projekt som faktiskt är lönsamma och var kapaciteten finns. Företag riskerar helt enkelt att lämna lönsamhet på bordet, säger Evamaria Ingves, Director, PSA Business på Severa.
Administration och bristande integrationer skapar friktion
Rapporten visar att många företag använder flera verktyg parallellt. För projektstyrning använder 62 procent särskild projektledningsprogramvara och 46 procent generella samarbets- och planeringsverktyg samtidigt som 64 procent arbetar i kalkylblad.
Den splittrade systemmiljön märks också i företagens vardag. Enligt rapporten är de vanligaste utmaningarna:
- 28 procent tycker att är för mycket manuellt arbete och administration
- 22 procent anger bristande integration mellan projektstyrning, tidrapportering och fakturering.
- 21 procent anser att svårigheter att förutse arbetsbelastning och kapacitet är den främsta utmaningen.
- 20 procent anger felaktig tidrapportering.
- 18 procent anger att de har för många verktyg som inte kommunicerar med varandra.
Endast 32 procent använder ett PSA-system, ett verksamhetssystem särskilt utvecklat för projektbaserade konsult- och tjänsteföretag, för att hantera kundprojekt.
– Problemet är inte nödvändigtvis att företagen saknar digitala verktyg. Många har tvärtom digitaliserat olika delar av verksamheten var för sig och många jobbar med AI. Men när systemen inte hänger ihop måste medarbetarna flytta information manuellt, dubbelregistrera uppgifter och själva försöka skapa en helhetsbild. Det ökar både administrationen och den kognitiva belastningen, säger Evamaria Ingves.
Bara hälften arbetar strukturerat med resursplanering
Trots att resursplaneringen påverkar såväl beläggning och leveransförmåga som arbetsmiljö och lönsamhet uppger bara 48 procent att de arbetar strukturerat med resursplanering i merparten av sina projekt. Ytterligare 28 procent gör det enbart i större eller mer komplexa projekt.
Samtidigt är timdebitering fortfarande konsultbranschens vanligaste affärsmodell. Nästan sex av tio företag, 59 procent, tar betalt utifrån arbetad tid eller tid och material. Drygt hälften använder också fastpris för hela projekt, vilket ställer höga krav på löpande kontroll över nedlagd tid, kostnader och marginaler.
– Även om AI förändrar tidsbegreppet så försvinner ändå inte uppföljningen av lönsamheten. Samtidigt behöver verksamheten fortfarande förstå hur tid och resurser används för att kunna planera, prissätta och bedöma lönsamheten. När resurser, projekt, resultat och ekonomi hänger ihop blir det lättare att gå från att sälja tid till att ta betalt för det värde som skapas för kunden, säger Evamaria Ingves.
Systemen måste minska, inte öka, belastningen
Undersökningen visar att de flesta företag i stort är nöjda med sina grundläggande processer. Däremot är nöjdheten lägre när det gäller bland annat integrationer, navigering, resursplanering och uppföljning efter avslutade projekt.
Enligt Severa visar resultatet att nästa steg i företagens digitalisering inte nödvändigtvis handlar om fler system eller fler funktioner. I stället behöver information och processer knytas samman på ett sätt som ger bättre överblick och minskar friktionen i det dagliga arbetet.
– Teknik ska minska den mentala belastningen, inte skapa ytterligare ett system som medarbetarna måste hålla reda på. Det verkliga värdet uppstår först när människor, processer och data fungerar tillsammans. Då kan företagen fatta snabbare beslut, förbättra arbetsmiljön och samtidigt öka lönsamheten, säger Evamaria Ingves.
Fler siffror från rapporten
- 69 procent använder kalkylblad för resursplanering.
- 64 procent använder kalkylblad för att hantera kundprojekt.
- 61 procent använder kalkylblad för att följa projektlönsamheten.
- 48 procent arbetar strukturerat med resursplanering i merparten av projekten.
- 59 procent fakturerar utifrån timmar eller tid och material.
- 28 procent pekar ut manuellt arbete och administration som en av projektstyrningens största utmaningar.
- 32 procent använder PSA-programvara för att hantera kundprojekt.
Om undersökningen
Undersökningen genomfördes av undersökningsföretaget nSight på uppdrag av Severa under december 2025 och januari 2026. Totalt deltog 190 personer från svenska arkitekt- och designbyråer, teknikkonsultföretag, IT- och ICT-företag, konsultbolag samt marknadsförings- och kommunikationsbyråer. Respondenterna är involverade i inköp av digitala verktyg och affärssystem som beslutsfattare, påverkare eller användare.
